Audit et conformité des données fournisseurs : préparez vos contrôles

Pourquoi auditer vos données fournisseurs ?

La conformité des données fournisseurs est un enjeu majeur pour les entreprises, que ce soit pour :

• Répondre aux obligations légales (vigilance, RGPD, e-facturation)
• Satisfaire les audits externes (commissaires aux comptes, certification ISO)
• Maîtriser les risques opérationnels (fraude, erreurs de paiement)
• Garantir l'efficacité des processus achats et comptables

Les obligations légales

Obligation de vigilance (Code du travail)

Pour tout contrat > 5 000 € HT, le donneur d'ordre doit vérifier que son cocontractant :

Est immatriculé (Kbis, inscription RM)

Respecte ses obligations sociales (attestation URSSAF)

Ne recourt pas au travail dissimulé

Fréquence : à la signature du contrat, puis tous les 6 mois.

Lutte anti-blanchiment (LCB-FT)

Les entreprises assujetties doivent identifier leurs partenaires commerciaux :

Bénéficiaires effectifs

Pays d'établissement

Évaluation du risque

RGPD

Les données fournisseurs (contacts, emails) sont des données personnelles :

Base légale du traitement définie

Durée de conservation limitée

Droits des personnes respectés

Facturation électronique (2026)

À partir de 2026, obligation de connaître :

Le SIRET de chaque fournisseur

Son numéro de TVA

Sa plateforme de facturation (PPF/PDP)

Les points de contrôle clés

Qualité des données

Contrôle

Objectif

Complétude	Toutes les fiches ont les champs obligatoires renseignés
Exactitude	Les données correspondent à la réalité (SIRET valide, etc.)
Unicité	Pas de doublons de fiches fournisseurs
Actualité	Les données sont à jour (< 6 mois pour attestations)

Conformité documentaire

Documents à vérifier :

Kbis < 3 mois

Attestation URSSAF < 6 mois

Attestation fiscale < 6 mois

Assurances en cours de validité

Traçabilité

Éléments à documenter :

Date de création de chaque fiche

Historique des modifications

Preuves de vérification (validation TVA, etc.)

Échanges avec le fournisseur

Séparation des tâches

Contrôle interne :

Qui peut créer un fournisseur ?

Qui peut modifier un RIB ?

Qui valide les changements ?

Préparer un audit fournisseurs

1. Inventorier les données

Listez toutes les données fournisseurs présentes dans vos systèmes :

ERP / comptabilité

Outils achats

Fichiers Excel

Emails

2. Évaluer la qualité

Pour chaque source, évaluez :

Taux de complétude par champ

Taux de données obsolètes

Nombre de doublons identifiés

3. Identifier les écarts

Comparez la situation actuelle aux exigences :

Obligations légales

Politique interne

Référentiels (ISO, SOX, etc.)

4. Établir un plan d'action

Priorisez les actions correctives :

Urgentes : risques légaux immédiats

Importantes : écarts significatifs

Souhaitables : améliorations continues

5. Documenter la démarche

Conservez les preuves de votre travail :

Rapport d'analyse

Plan d'action validé

Suivi des corrections

e-Factu : votre allié pour la conformité

e-Factu vous aide à maintenir la conformité de vos données :

Collecte structurée

• Formulaires garantissant la complétude
• Validation automatique des formats
• Upload de documents avec contrôle

Traçabilité intégrée

• Historique complet des modifications
• Horodatage des réponses fournisseurs
• Logs des validations automatiques

Alertes et rappels

• Notification avant expiration des documents
• Campagnes automatiques de renouvellement
• Tableau de bord de conformité

Export pour audit

• Extraction des données sur période
• Rapport de complétude
• Historique des échanges

Sécuriser votre conformité avec e-Factu →

Checklist audit fournisseurs

Données de base :

[ ] 100% des fournisseurs actifs ont un SIRET valide

[ ] 100% des fournisseurs ont un numéro de TVA vérifié

[ ] Pas de doublons dans la base

Documents :

[ ] Attestations URSSAF < 6 mois pour les contrats > 5 000 €

[ ] Kbis < 3 mois pour les nouveaux fournisseurs

[ ] Assurances valides pour les prestataires concernés

Processus :

[ ] Procédure d'onboarding documentée

[ ] Séparation des tâches respectée

[ ] Historique des modifications conservé

RGPD :

[ ] Registre des traitements à jour

[ ] Durées de conservation définies

[ ] Information des personnes effectuée